月次業務のタスク管理・Asana 連携
経理等の定例業務のスケジュールを「第 3 営業日」「翌月 10 日」といった柔軟なルールでテンプレート化し、手順書つきの Todo リスト兼ガントチャートを毎サイクル自動生成。業務の設計と運用状況を可視化し、それらのブラックボックス化／特定担当者依存によるリスクを解消します。
※画面はデモデータです
Our approach
P4 タスク管理では、現行業務の棚卸またはそれをもとに実施した改善後の業務を「定例タスク」「マニュアル」「チェックリスト」として文書化し、それを毎月 Todo リストとしても使います。業務を洗い出し、ルールにして、改善しながら毎月回す——担当者の経験と勘を形式知化し、属人化リスクを解消します。
営業日ルール
土日祝日や会社の休日を考えて、開始日と期限を毎月自動で決めます。毎月の手作業によるスケジューリングはいりません。
マニュアルとチェックリスト
手順と確認項目が毎月のタスクに付いてきます。直した手順は来月以降にも引き継がれます。
可視化・内部統制
業務が見えていなければ、AI による自動化も、BPO への委託も、担当者が急に不在になったときの代打も始められません。業務の可視化はそれらの出発点になります。
Problem
従来のタスク管理ツールの多くは開発プロジェクト向け。マニュアルと一体で管理できない、「第 3 営業日」のような営業日ベースの繰り返しを設定できない、来月の予定を一覧できない、といった不便が残ります。
先月のタスクを今月のカレンダーに手作業でコピーし、不適切な日付を感覚的に修正する。その手間は負担となり、そのブレは担当者本人以外からの理解を難しくします。
手順が個人のメモや記憶にしかなく、属人化しています。休みや退職のたびに業務が止まりかけます。
どの業務が誰の担当で、遅れているのかが、聴いて回らないとわかりません。
How it works
BPO／BPR プロジェクトは、P4 タスク管理の利用で次のステージに。
ヒアリングと既存の資料から、毎月・毎年の業務とその手順を洗い出します。なおこの時点で既に課題が明確な場合は、ここで業務設計の改善も行います。
営業日ルール・担当者・マニュアル・チェックリストを登録します。Asana をお使いなら、既存の月次タスクを取り込んでルールを推定します。
来月分のタスクが決まった日に自動で作られ、ガントチャートに並びます。
実際に回して気づいた手順の直しを、来月以降に残します。定着まで定期的に振り返ります。
Features
開発プロジェクト向けの重い機能は削り、繰り返しの業務に必要なものをそろえました。
FEATURE 01
※画面はデモデータです
FEATURE 02
※画面はデモデータです
FEATURE 03
※画面はデモデータです
FEATURE 04
※画面はデモデータです
FEATURE 05
※画面はデモデータです。右の P4 タスク管理で完了にすると、数秒で左の Asana にも反映されます
FEATURE 06
※画面はデモデータです
For whom
経理・労務・総務の月次業務を、不測の事態で普段の担当者がいなくなっても回るようにしたい。
管理部門の仕事を見えるようにして、BPO への委託や AI による自動化を検討したい。担当者が不在になっても業務を止めたくない。
顧客ごとの月次処理を正確かつ安全に回したい。
And more
業務を何段でも分けて管理。
1 回だけの仕事も同じガントに。
15 色のタグで分類・絞り込み。
タスクごとにやり取りを残す。
誰が・いつ・何を変えたかを記録。
プロジェクトごとに編集・閲覧を分ける。
ほかの P4 apps と同じアカウントでログイン。
使い方をいつでも確認。
How to start
P4 タスク管理は、現在、フェスアソシエイツ株式会社の業務改善コンサルティングの中でご提供しています。業務の棚卸しから登録、運用の定着までを、公認会計士がご一緒します。
コンサルティング会社・会計事務所等で顧客向けまたは自社での使用をご検討・ご希望の場合、また業務提携のご相談等につきましては、フォームよりお問合せください。
お問合せ
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